Un audit è una valutazione, che può anche essere eseguita da terze parti che non siano rappresentate dal cliente. Inoltre, è uno strumento utile per verificare se il fornitore rispetta gli obiettivi indicati e concordati, attraverso dei processi condivisi. Gli audit aziendali sono fondamentali per garantire che ogni fase della produzione rispetti gli standard qualitativi previsti.

Il fine ultimo di un audit è quello di aumentare la qualità dei prodotti richiesti, attraverso la comunicazione e la proattività, cercando di capire le cause a monte di un errore e prevenendole attraverso una corretta impostazione dei cicli di lavoro. Un audit interno aiuta a migliorare la coerenza dei processi e la conformità alle normative.

Esistono differenti tipologie di audit, e ognuna è specifica per un determinato mercato di riferimento. A livello generale, possiamo suddividerli in tre macro-categorie:

Audit Programmato

Si ha quando il cliente programma con il fornitore, informandolo sul luogo e la data dell’appuntamento. Entrambe le parti hanno quindi il tempo di prepararsi. Anche se può sembrare che questa procedura influisca sull’esito della valutazione, è, in alcuni casi, indispensabile per poter coniugare il processo con le normali attività lavorative. Un audit programmato può facilitare la gestione delle risorse aziendali.

Audit non Programmato

Si ha quando il cliente non fornisce le indicazioni circa il luogo e l’orario della verifica. Questa tipologia di audit viene utilizzata quando si vuole verificare la quotidianità delle operazioni, relative ai cicli di produzione e meno sulla documentazione. Gli audit non programmati permettono di osservare le procedure reali senza preparazioni preventive.

Audit Documentale

In questi casi non viene richiesto un approccio di persona. Il focus è finalizzato alla verifica della documentazione che il fornitore è tenuto a presentare. Un esempio potrebbe essere la richiesta della certificazione UNI EN ISO 9001 corretta e validata, in modo da avere la garanzia del rispetto delle norme qualitative. Un audit ISO documentale è essenziale per assicurare la conformità normativa.

Passando ad un livello più specifico, identifichiamo quattro differenti modelli di audit:

Audit di Sistema

Prevalentemente di carattere documentale; ci si preoccupa di verificare che gli elementi del sistema qualità siano documentati e riconducibili al sistema qualitativo. Un audit di sistema aiuta a verificare l’efficacia del sistema di gestione della qualità.

Audit di Conformità

In questa tipologia di audit si esaminano le procedure scritte, le istruzioni di lavoro e gli obblighi contrattuali. L’audit di conformità assicura che tutte le operazioni siano allineate con le normative vigenti e con i contratti stipulati.

Audit di Processo

Si basa sulla verifica di persone, materiale e macchine in merito al ciclo di produzione del prodotto. Un audit di processo consente di identificare e risolvere inefficienze nei processi produttivi, migliorando la qualità e la produttività.

Audit di Prodotto

È un’ispezione dettagliata di un prodotto finito, eseguita prima della consegna al cliente. L’audit di prodotto garantisce che i prodotti finiti soddisfino tutti i requisiti di qualità prima di essere consegnati al cliente.

Alcune volte queste verifiche possono essere sottovalutate, ma in realtà portano notevoli benefici. Organizzare un audit aziendale implica, sicuramente, un impegno di energie notevole all’interno di un’azienda, ma se fatto in modo corretto, è fonte di miglioramento. Nell’organizzazione di un audit vengono coinvolti più enti, nello specifico: Produzione, Logistica e la Qualità, e il ritorno dei benefici non è immediato, ma visibile sul medio e lungo periodo.

Ecco i principali vantaggi di un audit:

• La garanzia di avere una metrica di controllo qualitativo oggettivo, attraverso un sistema di gestione. Un audit di sistema permette di mantenere standard elevati e costanti.
• La trasparenza nei processi qualitativi del prodotto e della materia prima, con la richiesta e archiviazione degli opportuni certificati. Gli audit documentali assicurano la corretta gestione della documentazione.
• La documentazione dei miglioramenti/aggravamenti dei fornitori. Gli audit dei fornitori permettono di monitorare costantemente le loro performance.
• La valutazione dei rischi e dei relativi costi, legati alla mancata qualità, che possono essere ridotti (come la taratura periodica degli strumenti e l’istituzione di metriche valutative per le non-conformità interne). Un audit interno può prevenire costosi errori e inefficienze.
• Una relazione commerciale conforme, che si basi su metriche qualitative che sono rispettate da cliente e fornitore.
• La semplificazione del flusso di lavoro.
• Il miglioramento delle performance di spesa.

Fase essenziale di un audit è la preparazione, che non deve essere in alcun modo sottovalutata. A seconda di come verrà strutturato l’audit, il Responsabile avrà più o meno predominanza nella sua conduzione, ma in ogni caso dovrà essere ben preparato e raccogliere tutte le informazioni in modo organizzato. Un audit ISO richiede una preparazione meticolosa per garantire la conformità alle normative internazionali.

• Pre-audit: raccogli tutte le informazioni necessarie, di processo e procedure, confrontati con chi condurrà l’audit e determina, insieme a lui, le finalità e gli obiettivi. Questo passo è cruciale per il successo di un audit fornitore.
• Selezione del gruppo: come anticipato all’inizio dell’articolo, l’audit è un processo di valutazione che comprende più enti e, a seconda delle finalità, il gruppo potrebbe ampliarsi. Bisogna essere sicuri di avere all’interno del gruppo tutte le competenze necessarie.
• Comunicazione dell’audit: può sembrare scontato ma è fondamentale comunicare in maniera chiara e precisa: Ambito, Orario e Obiettivo.
• Presentazione: preparati un piccolo discorso di apertura.
• Prestazioni: raccolta delle evidenze, mediante checklist oggettiva.
• Verifica delle evidenze: è importante valutare i risultati ottenuti e discuterne internamente prima di esporre il risultato.
• Chiusura dell’audit: una volta effettuate tutte le valutazioni del caso, si può inviare il risultato dell’audit al fornitore, con le opportune osservazioni e le eventuali richieste di miglioramento. Queste dovranno essere monitorate e vistate durante il periodo di implementazione.

Monitorare, in maniera schedulata, i processi di miglioramento dei tuoi fornitori, aiuterà a migliorare tutta la catena di approvvigionamento e la tua esperienza personale. Un audit di processo costante assicura che tutte le operazioni rimangano efficienti e conformi agli standard.

Scanavino & Partners offre un servizio completo di audit aziendale, coprendo tutte le fasi del processo, dalla preparazione alla chiusura dell’audit. I nostri esperti sono qualificati per eseguire audit di sistema, audit di processo, audit di prodotto e audit ISO, garantendo che la tua azienda mantenga i più alti standard qualitativi. Utilizziamo metodologie all’avanguardia per assicurare che ogni fase dell’audit sia svolta con precisione e attenzione ai dettagli, contribuendo al miglioramento continuo dei tuoi processi aziendali. Contattaci per scoprire come possiamo aiutarti a migliorare la qualità dei tuoi fornitori attraverso un audit dettagliato e professionale. Con Scanavino & Partners, la tua azienda avrà il supporto necessario per raggiungere l’eccellenza operativa e mantenere la conformità alle normative vigenti.

Dott.sa Silvia Buico