La metodologia Lean si può applicare nelle dinamiche d’ufficio? Certo! Il Lean Office permette di eliminare sprechi intangibili ma essenziali che riguardano i processi decisionali e gli scambi di informazioni tra diversi reparti aziendali.
Gli step fondamentali del Lean Office
- Value: individuazione del cliente (interno ed esterno) e ciò che genera valore per lui
- Map: mappatura e misurazione dei processi, quest’ultimi nel caso degli uffici, sono meno visibili e tangibili poiché riguardano dinamiche astratte. In questa fase il coinvolgimento delle risorse interne è essenziale.
- Flow: individuazione ed eliminazione degli sprechi per creare un vero e proprio flusso di attività senza interruzioni
- Pull: programmazione e realizzazione di ciò che il cliente (interno ed esterno) desidera concretamente. Il tutto nel momento esatto in cui lo vuole.
- Perfection: assunzione della perfezione come riferimento per i programmi di miglioramento continuo.
Le tre metodologie di analisi ed ottimizzazione dei processi
- Flow: comprendere quanto il processo è senza ricircoli e passaggi inutili
- Tool: individuare qual è l’efficacia dei supporti informativi
- Integration: approfondire il livello di integrazione del processo con l’organizzazione e con gli altri processi
- Organization: definire quanto sono chiare le modalità esecutive e le responsabilità
- People: quantificare il livello di competenze sia tecniche che gestionali sui processi rispetto al coinvolgimento delle persone.