La metodologia Lean si può applicare nelle dinamiche d’ufficio? Certo! Il Lean Office permette di eliminare sprechi intangibili ma essenziali che riguardano i processi decisionali e gli scambi di informazioni tra diversi reparti aziendali.
Il Lean Office rappresenta l’applicazione dei principi del Lean Thinking a tutti i processi d’ufficio con l’obiettivo di ottimizzare le risorse interne ed offrire ai clienti un servizio migliore.
Negli uffici, l’eliminazione di sprechi non riguarda scarti o scorte, bensì, informazioni e decisioni che attraversano diversi reparti aziendali.
Questa metodologia rende i processi più efficienti eliminando la burocrazia e riducendo così il tempo di risposta delle richieste del cliente. Il tutto restituendo output puntuali e corretti.
Gli step fondamentali del Lean Office
La trasformazione avviene tramite i seguenti passaggi:
- Value: individuazione del cliente (interno ed esterno) e ciò che genera valore per lui
- Map: mappatura e misurazione dei processi, quest’ultimi nel caso degli uffici, sono meno visibili e tangibili poiché riguardano dinamiche astratte. In questa fase il coinvolgimento delle risorse interne è essenziale.
- Flow: individuazione ed eliminazione degli sprechi per creare un vero e proprio flusso di attività senza interruzioni
- Pull: programmazione e realizzazione di ciò che il cliente (interno ed esterno) desidera concretamente. Il tutto nel momento esatto in cui lo vuole.
- Perfection: assunzione della perfezione come riferimento per i programmi di miglioramento continuo.
Le tre metodologie di analisi ed ottimizzazione dei processi
Oggi andremo a focalizzarci sulle 3 principali metodologie per mappare e analizzare i processi: il Pro.Act.A., la Swim Lane e la Processes Maturity Matrix.
PRO.ACT.A.
Il Pro.Act.A. è una metodologia che, tramite un’autorilevazione da parte del personale coinvolto, permette di ottenere una mappatura che evidenzia l’effort speso dalle risorse (FTE), i dettagli delle attività svolte permettendo così di stimare il potenziale recupero dei diversi scenari organizzativi. I dati vengono raccolti in un database normalizzato, il quale si basa su un procedimento volto all’eliminazione della ridondanza informativa.
SWIM LANE
La Swim Lane è una tecnica visual di mappatura che può essere strutturata solo coinvolgendo un team interfunzionale. In questo modo viene eseguita un’analisi critica delle procedure e delle abitudini che attraversano i diversi reparti aziendali. Quest’ultime vengono classificate per poterne identificare i passaggi essenziali e quelli superflui. L’obiettivo, infatti, è quello di ottenere una visione globale dei processi per farne prendere consapevolezza alle risorse interessate.
PROCESSES MATURITY MATRIX
La Processes Maturity Matrix è una metodologia utilizzabile solo se sono già noti i processi critici siccome lo scopo è quello di valutare il loro indice di maturità. Per calcolarlo vengono eseguiti i seguenti step:
- Flow: comprendere quanto il processo è senza ricircoli e passaggi inutili
- Tool: individuare qual è l’efficacia dei supporti informativi
- Integration: approfondire il livello di integrazione del processo con l’organizzazione e con gli altri processi
- Organization: definire quanto sono chiare le modalità esecutive e le responsabilità
- People: quantificare il livello di competenze sia tecniche che gestionali sui processi rispetto al coinvolgimento delle persone.
