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In tutte le organizzazioni aziendali una tra le aree che certamente necessita di miglioramento è quella relativa ai processi immateriali anche chiamati processi TRANSAZIONALI, in altre parole tutti quei processi o attività in cui non sempre si riesce a valutare gli output in maniera tangibile, oggettiva e diretta. Per queste caratteristiche intrinseche, questi processi sono difficilmente valutabili in modo quantitativo.
Sto parlando di tutte quelle attività svolte in ufficio (amministrative, contabili, burocratiche, ecc.) per le quali la valutazione dei tempi di lavoro, delle performance e dei KPI risulta difficilmente quantificabile e/o riconducibile a standard definiti o definibili.
Inoltre, quasi sempre i processi immateriali sono visti come un insieme di attività e di fasi (fini a sé stesse) e MAI come il risultato di un processo trasversale che coinvolge tutte le attività di ufficio. Immaginiamo ad esempio il ritardo nella emissione di un ordine al fornitore da parte dell’ufficio acquisti che fa ritardare la consegna dei materiali alla produzione e la conseguente mancata o ritardata consegna del prodotto finito al Cliente. Non è il ritardo in sé il problema, ma la sua conseguenza nella catena trasversale dei processi interni dell’organizzazione.
Questo accade perché molto spesso non vi è cultura o consapevolezza di ciò che succede a monte di un processo e le relative conseguenze a valle. Nei processi LEAN OFFICE è infatti importante valutare il risultato trasversale e complessivo delle performance di ogni attività, la loro sincronicità, per poter garantire il risultato complessivo al cliente finale.
Essere capaci di gestire e trattare i processi TRANSAZIONALI con la dovuta attenzione, metodo e disciplina al fine di renderli snelli, flessibili ed efficaci, è ciò che caratterizza e distingue.
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