Informativa smart working: oggi non è più un tema da trattare come semplice formalità interna. Per le aziende che gestiscono anche un solo lavoratore in modalità agile, il tema riguarda direttamente organizzazione, responsabilità e tutela. Dal 7 aprile 2026 il quadro normativo risulta ancora più chiaro nel collegare la sicurezza del lavoro agile agli obblighi prevenzionistici compatibili con questa modalità di esecuzione della prestazione.

Molte imprese commettono lo stesso errore: pensano che basti scaricare un modello standard, farlo firmare e archiviare il documento. In realtà, un’informativa smart working efficace deve essere coerente con le attività svolte, con i rischi reali e con il sistema aziendale già esistente. Quando il documento è generico, scollegato dal contesto o non aggiornato, non aiuta davvero né l’azienda né il lavoratore.

Per questo oggi il punto non è soltanto “avere un documento”, ma avere un documento corretto, tracciabile e utile. Ed è proprio qui che un supporto specialistico può fare la differenza.

L’obbligo di consegnare al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza un’informativa scritta sui rischi generali e specifici del lavoro agile è previsto dall’art. 22 della Legge 81/2017, con cadenza almeno annuale. Quindi non si tratta di una novità assoluta nata nel 2026.

La novità del 2026 sta nel fatto che il legislatore ha inserito nel D.Lgs. 81/2008 un nuovo comma 7-bis all’art. 3, precisando che, per il lavoro agile svolto in ambienti non nella disponibilità giuridica del datore di lavoro, l’assolvimento degli obblighi di sicurezza compatibili con questa modalità avviene mediante consegna dell’informativa scritta, con particolare attenzione anche all’uso dei videoterminali. La disposizione è entrata in vigore il 7 aprile 2026.

In termini pratici, questo significa che oggi l’informativa smart working va trattata come un tassello sostanziale del sistema di gestione della sicurezza. Non basta più considerarla un allegato secondario o un documento “di cortesia”. Serve una logica di integrazione con processi, ruoli, DVR, formazione e regole organizzative.

Una informativa smart working realmente efficace non può limitarsi a formule generiche. Deve aiutare il lavoratore a comprendere i rischi connessi alla prestazione resa fuori dai locali aziendali e a cooperare correttamente con le misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro, come richiede la normativa.

In concreto, il documento dovrebbe essere costruito almeno su questi elementi:

• rischi generali connessi al lavoro agile;
• rischi specifici legati alle mansioni svolte;
• uso corretto di PC, schermi e videoterminali;
• indicazioni su postura, illuminazione e ergonomia della postazione;
• gestione dei tempi di lavoro e delle pause;
• profili di stress lavoro-correlato e sovraccarico;
• utilizzo sicuro di strumenti tecnologici e dispositivi aziendali;
• misure di cooperazione richieste al lavoratore.

Il punto chiave è la personalizzazione. Un’informativa per figure amministrative, commerciali o tecniche non può essere identica in ogni sua parte. Cambiano attività, strumenti usati, tempi di esposizione al videoterminale, modalità di contatto con clienti e colleghi, profili di riservatezza e organizzazione del lavoro.

L’errore più comune è usare un fac-simile standard senza adattarlo al contesto aziendale. Il secondo è non coordinare l’informativa smart working con la documentazione già presente, creando disallineamenti tra procedure, DVR e istruzioni operative. Un altro errore molto diffuso è trattare la consegna come un mero adempimento amministrativo, senza reale comprensione dei contenuti da parte del lavoratore.

Ci sono poi criticità meno visibili ma altrettanto rilevanti:

• informativa non aggiornata;
• contenuti troppo teorici o poco comprensibili;
• assenza di evidenze sulla consegna;
• mancato raccordo con RLS, HR, HSE e management;
• sottovalutazione dei rischi connessi al lavoro continuativo al videoterminale.

Non si tratta solo di conformità formale, ma di riduzione del rischio organizzativo e gestionale. Un documento scritto bene protegge l’azienda meglio di un modello standard compilato in fretta.

Quando la gestione del lavoro agile è matura, l’informativa non vive da sola. Va inserita in un ecosistema coerente che include sicurezza, organizzazione interna, processi HR e responsabilità manageriali. Il vantaggio non è solo prevenire contestazioni: è migliorare chiarezza, accountability e uniformità operativa.

Per questo l’approccio più efficace è collegare l’informativa smart working a:

• valutazione dei rischi già presente;
• procedure interne sul lavoro agile;
• policy su strumenti informatici e uso corretto dei device;
• gestione di orari, disconnessione e pause;
• formazione e sensibilizzazione del personale;
• evidenze documentali di consegna e aggiornamento.

Per l’azienda, la vera differenza non sta nell’avere semplicemente un documento, ma nel poter contare su un supporto qualificato che aiuti a gestire il lavoro agile in modo coerente, sicuro e sostenibile nel tempo.

Molte aziende arrivano tardi su questi temi non per negligenza, ma perché il lavoro agile è cresciuto più velocemente delle procedure interne. È normale. Proprio per questo serve una consulenza che parta dai rischi reali e non da modelli preconfezionati.

Scanavino & Partners può supportare l’azienda in modo concreto:

• analisi dei rischi connessi al lavoro agile;
• predisposizione di un’informativa smart working personalizzata;
• verifica di coerenza con DVR, procedure e sistema aziendale;
• supporto documentale e organizzativo;
• impostazione di un approccio sostenibile anche nel tempo.

Il beneficio è doppio: da un lato si riduce l’esposizione a errori e criticità, dall’altro si trasforma un obbligo in un’occasione per migliorare governance, prevenzione e chiarezza interna.

L’informativa smart working non va più considerata un allegato marginale. Oggi è uno strumento che incide sulla qualità della gestione aziendale del lavoro agile. Il 2026 non introduce il principio da zero, ma ne rafforza il peso operativo e il collegamento con il sistema della sicurezza sul lavoro.

Per questo la domanda giusta non è “abbiamo un modello?”, ma: il nostro documento è davvero adeguato, coerente e utile?

Se vuoi verificare se la tua informativa smart working è davvero conforme e adatta alla tua organizzazione, contattaci per richiedere informazioni o una consulenza dedicata.

Dott. Stefano Scanavino

Barbara Racca, SEO Specialist